Les meilleurs systèmes pour enregistrer et contrôler la journée de travail

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Depuis lundi dernier, toutes les entreprises sont tenues par la loi d’enregistrer les horaires de travail des travailleurs.

Avec des voix pour et contre, la vérité est que l’initiative est déjà en cours et doit être réalisée.

Nous avons effectué une analyse des meilleurs enregistrements des heures de travail, afin que toutes les entreprises puissent être à jour avec la réglementation et éviter les amendes pour non-conformité et le favori est le système d’enregistrement du temps Anself .

Nous allons également vous expliquer un peu ce dont il s’agit et vous donner quelques lignes directrices que nous avons prises en compte lors du choix des meilleurs systèmes biométriques.

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Une initiative en cours

Après que le gouvernement a donné aux entreprises deux mois pour s’adapter à la nouvelle norme, le jour est venu où le décret-loi royal était déjà en vigueur.

De cette manière, il est demandé aux entreprises de garantir l’enregistrement quotidien de la journée de travail, y compris les heures exactes de début et de fin de la journée de chaque travailleur et sans préjudice des horaires flexibles établis dans le statut des travailleurs.

Cet enregistrement doit être effectué de manière documentée et organisée, mais surtout, il doit être convenu par voie de négociation collective ou au moins après consultation du représentant légal des travailleurs.

Pour sa part, le ministère a déclaré qu’en plus de l’accord sur la façon de procéder à l’enregistrement, il doit être garanti qu’il est fiable et certifie qu’il ne peut pas être manipulé, dans le but logique d’éviter toute modification impliquant une fraude ou des incohérences dans contrôle des présences.

Autant des accords de l’époque que de la fiabilité du contrôle, l’Inspection du Travail sera chargée de contrôler qu’il n’y a pas de bouts lâches.

Les registres doivent être conservés pendant au moins quatre ans.

Si les entreprises qui ne se conforment pas seront sanctionnées, cela se traduit par une amende allant de 626 euros et pouvant atteindre 6 250 euros; presque l’équivalent de plusieurs salaires.

Mais pour éviter une panique généralisée, le ministère du Travail, de la Migration et de la Sécurité sociale a publié un guide afin que l’application de la norme ne soit pas lourde .

Ce guide comprend des questions telles que ce qui est considéré comme un travail efficace? Comment les pauses sont-elles calculées? Et toutes les données doivent être couvertes par la célèbre loi organique sur la protection des données.

La loi ne garantit pas à cent pour cent la compensation monétaire pour les heures supplémentaires, mais elle prévoit que si elles ne sont pas payées, au moins des pauses compensatoires sont accordées.

De nombreux travailleurs sont exemptés de cette loi, par exemple les gestionnaires, les indépendants non-employeurs, certains transporteurs, les travailleurs avec des contrats temporaires à temps partiel, etc.

Bien entendu, les travailleurs aux horaires flexibles ou qui effectuent du télétravail entrent dans la norme sans exception.

Alors que certains critiquent la norme parce qu’ils soutiennent que «la loi est trichée», d’autres soutiennent qu’elle mettra fin à la précarité de l’emploi.

Quel que soit le résultat, la règle doit être respectée et les autres conclusions ne peuvent être observées qu’à long terme.

À prendre en compte

Ce qui se faisait auparavant avec une horloge et une puce de papier a évolué et a pris différentes formes.

Des tours qui tournent où chaque employé s’identifie avec une carte aux lecteurs biométriques: un matériel qui permet, à travers l’empreinte digitale ou même le visage, d’enregistrer l’entrée et la sortie.

Ces lecteurs sont accompagnés d’un logiciel qui permet d’effectuer un contrôle et de corriger certaines erreurs, à condition qu’ils n’impliquent pas une fraude dans le registre.

Ils offrent une plus grande agilité dans les moments de grande agitation et sont très faciles à utiliser.

De plus, le système permet la préparation de rapports qui, même plus tard, peuvent être utilisés pour livrer avant une inspection.

Il convient de noter que de nombreux systèmes de lecteurs permettent leur intégration dans les programmes de paie et facilitent la tâche de règlement des salaires.

Brièvement, nous allons souligner une série de questions pratiques qui, nous l’espérons, vous permettront de faire une pause entre-temps.

• Trouvons un appareil facile à installer, mais surtout compatible avec le logiciel de gestion que nous utilisons dans l’entreprise.
• Empêchez le logiciel d’être hébergé sur le serveur du fournisseur de l’appareil et économisez des frais de maintenance supplémentaires.
• Connaître à l’avance les aspects techniques du « gadget » nous évitera des maux de tête et pour quiconque va l’installer.
• Que le logiciel de contrôle soit facile à utiliser, nous en avons déjà assez pour comprendre et découvrir comment mettre la Loi en pratique.
• Si votre entreprise se développe, les employés grandissent.
  
  Avant d’acheter à la fois le logiciel et le matériel, vérifiez que cela peut être fait.
• Le logiciel doit garantir l’enregistrement quotidien avec les heures d’entrée et de sortie, qui est fiable et invariable avec les données et qui peuvent être inspectées, qui fournissent tous les détails et les possibilités (heures de suivi, configurer les horaires, calculer les vacances et les absences, heures extras, alertes automatiques, etc.), et surtout, avoir une bonne sauvegarde et garantir des copies de sauvegarde.
• Si vous le dépassez, il est préférable de payer une licence de programme, au moins au début, car en plus de vous aider avec l’installation de l’appareil, il vous aidera avec le programme de support.

Préféré pour sa polyvalence: Anself

Bien que nous sachions que les lectures biométriques sont idéales pour éviter tout type de fraude, il est toujours bon d’avoir un plan B.

Le lecteur biométrique Anself fonctionne par empreinte digitale, système de clé ou reconnaissance faciale.

Donc, en cas d’échec de l’empreinte, vous pouvez recourir au visage ou, finalement, aux chiffres.

Il a une capacité de 2000 empreintes digitales et sa mémoire prend en charge jusqu’à 100 000 enregistrements.

La reconnaissance est rapide et précise.

Il comprend un logiciel informatique assez complet ou vous permet de télécharger les données au format Excel, afin que nous puissions les configurer ultérieurement en fonction du rapport dont nous avons besoin.

La connexion directe du lecteur à l’ordinateur n’est pas la plus recommandée car tous les utilisateurs ne la trouvent pas stable et avec une déconnexion, nous risquons de perdre des données.

La meilleure chose à faire est peut-être d’utiliser la carte mémoire SD qui l’accompagne ou de télécharger les données via le port USB.

Il permet la configuration des quarts et des heures supplémentaires en introduisant des marges d’écarts entre l’heure d’entrée et de sortie.

Lorsque les enregistrements d’entrée et de sortie du travailleur sont obtenus, le temps de présence est calculé et comparé à l’heure prévue de la journée.

La différence entre les heures observées et les heures attendues tiendra compte des heures supplémentaires ou de celles qui manquent de travail.

Il convient de préciser que le manuel et le programme sont en anglais et bien qu’il ne soit pas français, au moins il ne l’a pas en chinois comme cela arrive avec certains de ces appareils.

Au début, il peut sembler lourd à utiliser, mais la vérité est qu’une fois familiarisé avec l’appareil, il répond parfaitement aux attentes.

Si le logiciel a besoin: Decdeal

Avec une capacité légèrement plus petite que le favori à 600 doigts, il compense en augmentant la capacité de mémoire de 150 000 enregistrements.

Il permet à la fois la reconnaissance des empreintes digitales et des touches numériques et toutes les données peuvent être téléchargées via USB au format Excel, sans aucun logiciel.

Bien sûr, la facilité s’oppose à la polyvalence, car nous ne pouvons accéder aux données que depuis le lecteur ou au format de téléchargement, sans possibilité de les surveiller depuis l’ordinateur.

Il est également vrai qu’étant donné qu’il n’y a pas de programme, vous ne pouvez pas configurer les quarts et les données exportées peuvent nécessiter une sorte de travail supplémentaire pour visualiser les informations à notre goût.

Certains utilisateurs, dont les employés sont situés à plusieurs endroits, ont déménagé avec l’identifiant et cela a fonctionné sans problème, en les gardant dans les délais et les enregistrements.

La première fois que nous enregistrons une empreinte digitale, cela peut coûter un peu, mais c’est quelque chose d’attendu et il est facilement résolu.

Le manuel d’utilisation est en français, quelque chose qui est apprécié mais que nous n’allons pas trop utiliser, car son utilisation est très intuitive.

Le plus cher: Safescan TA 8020

Safescan est une marque dédiée à la fabrication de machines de comptage de billets et de pièces, mais s’aventure également dans le domaine de la sécurité grâce à ses machines de détection de faux billets.

Son expérience et sa fiabilité sont la raison pour laquelle le système de contrôle biométrique TA 8020 est l’un des plus chers de la comparaison.

Il permet d’enregistrer jusqu’à 3 000 utilisateurs et sa capacité de stockage est de 100 000 transferts.

C’est l’un des lecteurs qui travaille avec un logiciel pour sa gestion et qui permet de gérer les heures travaillées, les absences et les heures supplémentaires.

Il convient de noter que le TA 8020 est livré avec un logiciel de base téléchargeable sur le Web, mais dans le cas où notre entreprise a besoin d’un logiciel plus complexe, nous avons la possibilité de l’acquérir.

La bonne chose est qu’avant de décider de l’acheter ou non, nous avons un mois d’essai gratuit.

En cas de défaillance du système de détection d’empreintes digitales, un code de reconnaissance peut être saisi.

Bien qu’il ne permette pas d’exporter les données directement vers un Excel, il s’agit d’un appareil fiable avec le support technologique d’une bonne marque, et dont la qualité est affirmée.

Une solution cloud: TimeMoto TM-626

Une marque spécialisée dans les terminaux d’enregistrement de présence, bien qu’elle ne soit pas l’une des moins chères de la comparaison, elle n’est pas aussi chère que Safescan TA 8020.

Il dispose de plusieurs options d’identification: empreinte digitale, contrôle numérique ou cartes RFID.

Il permet un contrôle de 200 utilisateurs et 10 000 enregistrements, une performance faible par rapport aux autres appareils.

Il ne comprend que 5 cartes RFID, mais il compense grâce au fait que le contrôle de présence peut également être effectué à partir d’une application sans avoir besoin d’empreintes digitales ou de codes.

Donc, si notre entreprise a des employés externes, c’est l’un des rares appareils à résoudre ce problème très strict dans la réglementation.

Contrairement à d’autres appareils, il offre une plus grande liberté de gestion.

C’est l’un des rares systèmes qui permet de gérer les données à partir du cloud et sans avoir besoin d’installer de logiciel.

La bonne chose est également que les rapports, les contrôles et toute autre action avec les données qu’il recueille, nous pouvons travailler de n’importe où et de n’importe quel appareil.

Il n’a pas de manuel d’instructions, car son fonctionnement est très intuitif.

Bien qu’il ne fasse pas fonctionner l’appareil, il convient de souligner son esthétique sobre et son design compact; d’autant plus que la mise en place de ce type d’appareil altère souvent la décoration dans laquelle nous avons investi.

Pour les entreprises avec beaucoup de mouvement: Sonew

Bien qu’il ne soit pas spécialisé dans les systèmes de contrôle du présentéisme, ils ont plusieurs options à cet égard qui peuvent être intéressantes comme ce dispositif avec détection à double doigt.

C’est une alternative pour les entreprises qui concentrent de nombreux salariés à un moment donné ou qui vont et viennent régulièrement.

Le reste des caractéristiques et même son fonctionnement sont très similaires à ceux d’autres appareils avec ces caractéristiques.

Il permet une capacité de 2000 utilisateurs et une mémoire de 160 000 enregistrements.

Il fonctionne avec des logiciels installés via un CD, une ressource peut-être un peu dépassée et dont les mises à jour ne seraient pas très claires.

Au moins, les données peuvent être exportées via USB, une ressource légèrement plus moderne.

La marque a également d’autres options que nous avons mentionnées au début, comme un système biométrique d’une empreinte qui permet 800 utilisateurs et 100000 enregistrements, ou un modèle similaire dans une version plus compacte avec une capacité de 3000 utilisateurs et 160000 enregistrements.

Contrôle d’accès et contrôle de présence: Uoweky

Dans de nombreuses entreprises, le contrôle d’accès à certains bureaux et les registres de présence vont de pair.

L’installation de deux appliances distinctes n’est peut-être pas la meilleure option.

Uoweky résout cette question en intégrant un capteur d’empreintes digitales avec un système qui déverrouille la porte d’accès si l’utilisateur enregistré le reconnaît.

Il n’a pas l’option d’enregistrement numérique, mais dans le cas où l’empreinte digitale ne fonctionne pas, il prend en charge d’autres supports tels que les cartes RFID.

Il apporte des identifiants pratiques qui fonctionnent comme des cartes, sont très petits et pratiques et peuvent même être portés comme un porte-clés.

Il n’y a que 10 identifiants, ils peuvent ne pas être suffisants ou une ressource pour limiter les possibilités d’accès dans le cas où le détecteur d’empreintes digitales est bloqué en raison d’une mauvaise utilisation.

Quant aux empreintes digitales, il permet jusqu’à 1000 utilisateurs.

Son utilisation n’implique aucun type de logiciel, toutes les données peuvent être exportées vers une feuille de calcul Excel depuis votre carte SD.

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